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前回は、わが家の「情報ステーション」(ワークスペースに造作した戸棚)で管理している、契約書や取扱説明書などの重要書類の収納方法をご紹介しました(情報ステーションについてはこちらを参照)。

今回は、ダイレクトメールや子どもが貰ってくる学校関連のプリント、地域のお知らせ等々…日常的に集まってくる書類について、わが家流の整理・収納術をご紹介したいと思います♪

書類は、なるべく家に来た時点で整理することを心がけていますが、どうしても時間のとれないときってありますよね。そんなとき、書類が散らかったり、どこかに紛れ込んだりしないように、わが家では「書類の一時置き場」を設けることにしました。

前回解説した重要書類のように、仕分けするのにラベル・ファイルを作成するひと手間が掛かる…なんていうものもありますので、そのような「ある程度まとめて処理したほうが効率の良い書類」の定位置としても、一時置き場は必要です。

では、この「一時置き場」をどこに設けるか…というと、とにかく「目につく場所」にすることが大切です。そうでなければ私の場合は書類の存在すら忘れてしまって、どんどん溜め込んでしまうのが分かりきっているので(汗)。しかし書類の束が、いつも視界に入るような目立つ場所にあるというのも、インテリア的にはNGですよね。

悩んだ結果、書類の一時置き場は情報ステーションの中でも毎日利用する、スマホやタブレットの充電スペースの側に置くことにしました。ここなら1日に1度は必ず目が行きますし、扉を閉めれば外からは見えない!「よく目につく」けれども「見た目はスッキリ」という希望を両立できる場所なのです。

 

 

 

 

 

 

 

 

この「一時置き場」には1つルールがあって、書類を立てて「人別に分類」することにしています。もともとは全部ひとまとめにしていたのですが、私がいくら整理しても、夫の確認が必要な書類だけがずーっと残り続ける…という状態が続いてしまい、ストレスを感じるようになったからです。

そこで、思い切って夫の分だけ分けてみたところ「自分のところだけ管理して、後は放っておこう♪」と思えて、気持ちもスッキリ。

夫も、自分が確認しなければいけない書類が目に見えて分かるせいか、以前よりもマメにチェックしてくれるようになりました。家族の協力がないと片付かない書類があるご家庭には、この「人別に分ける」やり方、おススメですよ!

次は、一番出入りの多い子ども関連の書類についてです。みなさんも、お子さんが学校や園から貰ってくる大量のプリント類の管理には、頭を悩ませていらっしゃることと思います。わが家ではこれも同じように、まず人別に分類しています。家族全員で共有するもの、娘(いずれは息子も)が管理するもの、私が管理するものの3つです。

さらにそこから「どれくらいの期間保管すべきか?」を見て、その書類の保管期間(一週間・一ヶ月・一年間)ごとに分類します。そこから、それぞれの置き場所を決めていきます。

週・月単位の期間が短い書類は、主に掲示版を活用しています。わが家には、建築時にガルバリウム鋼板で造った掲示版がいくつかあるのですが、管理すべき人が一番目につきやすいところに貼り出すようにしています。

例えば、地域の行事・公共施設でのイベントなどの案内情報は、家族全員の目に入りやすい玄関収納&パントリーにある掲示版に(詳細はこちら)。毎日通る場所なので、開催期間が過ぎて必要がなくなったチラシを捨て忘れるということもありません。

娘が管理する、持ち物などの連絡事項や一週間のスケジュールが書かれたプリントは、着替えや学校の準備をするファミリークローゼットのドア裏につくった掲示版に(詳細はこちら)。これらは、A4サイズのクリップボード(裏にマグネットシートを張り付けてある)に挟むようにしています。これなら複数枚のプリントを留めることができますね。

子どもが、自分で先々のスケジュールへの見通しを付けたり、忘れ物をしないよう気を付けたりするのに、この掲示版がとても役立っています。建築当初から設置を希望しておいて、本当に良かったと思っているところです。

最後に、子ども関連の書類の中でも、わたしが個人で管理する書類についてです。毎月の予定表・行事連絡などの週〜月単位で保管するプリント類と、年間予定表や学年名簿・連絡網などの年単位で保管すべきものは、それぞれ別のファイルに収納しています。

見る回数が多く、中身の入れ替わりも激しい週〜月単位で保管する書類は、ポケットホルダー式のファイルに。普通のクリアファイルよりも、出し入れしやすいポケットが特徴です。

以前はこれらも掲示板に重ねて貼っていましたが、下の方の書類が見にくくて困っていましたので、一覧性のあるファイル収納に替えたら分かりやすくなりました。すぐ手に取れるように、ワークスペースのカウンター上に置いてあります。

年単位で保管する書類の収納については、中のページの順番を後から変更できるように、取り外し可能なバインダー式のファイルを採用しました。娘と息子のファイルをそれぞれ作成して、ワークスペースの戸棚の中にしまっています。週〜月単位の書類に比べると閲覧頻度が低いものなので、戸棚を開けるというワンアクションが入っても構わないことにしています。

このように、よく使う物ほど取り出しやすい収納にすることで、散らかったり、出しっぱなしになったりすることを防いでいるのです。

 

 

 

 

 

 

 

以上、わが家の書類収納は 管理する人ごとに分ける−使用頻度・期間によって分ける−その人のアクセスしやすいところに置く−、というルールに従って行っていることをご紹介しました。

細かくて面倒に感じられるかもしれませんが、実際には分ける・置くという作業はすぐに終わりますし、分けた後の見やすさは太鼓判を押します。おかげで、書類が溜まる・探すのが大変といったストレスからも解放されました。

これらの方法が、紙類の整理に悩まれている方のお役に少しでも立てば、とてもうれしいです♪

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2018年6月20日
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