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今回から2回に渡って、「ワークスペースに書類をまとめる『情報ステーション』をつくられたと(第12回)書かれていましたが、家中の書類関係はそこでどのように管理されていますか?散らからずに保てていますか?」というご質問にお答えしていきます。

過去記事にも書いた通り、わが家のワークスペースには造作のパソコンデスクと、そこで必要になる周辺機器やモバイル関連の物、さらには家中の書類などをまとめて収納できる、大きな戸棚をつくってもらっています。ここがわが家の『情報ステーション』です。

 

 

この戸棚は上下に分かれていて、下のカウンター部分はPCのルーターや配線置き場、ビデオやカメラの充電スペースになっています(詳しくは情報ステーションの【完成編】に掲載)。

そして、上の吊り戸棚が書類収納です。今までこの部分についてはご紹介したことがなかったので、ここで中身の詳細をお見せしたいと思います。

吊り戸棚の向かって右側は、手前にデスクがある分だけ左側より手が届きにくいので(と言っても、すぐ届くのですが)、比較的「出し入れの頻度が少ない」書類の収納スペースとして使っています。

税金・住宅関係・契約書類・生命保険・取扱説明書・給料明細・地域の自治会に関するもの等々、すべての「保存する」書類がここに集約されているのです。

わたしが、書類収納で特に気をつけているところは…

(1)誰でも必要な時にすぐ取り出せて、すぐ戻せる
(2)溜まりがちな書類は、すぐに分類する

という2点です。いざ書類が必要になったときに、積み重なった紙の束や重たいファイルの中から探し出すのにイライラしたり、後で見ようと思って置いておいたら、あっという間に見るのも面倒になるぐらい溜まってしまったり…そんな経験を、わたしも繰り返してきました。

今回は(1)を実現するために、自分なりに試行錯誤を重ねて考え出した書類の整理方法をご紹介しますね〈次回は(2)を〉♪

書類というと、ファイルやファイルボックスにまとめていらっしゃる方が多いと思いますが…わたしが実践している収納方法は「1つの書類につき、1つのクリアフォルダー」方式です。

クリアフォルダー自体は、100円ショップなどで〇枚100円で売られているもので構いません(おススメはエンボスタイプ)。これなら書類を探すとき、まず重いファイル or ボックスを引き出すという1アクションが省けますし、戻すときもそのまま戻せば良いのです。

 

 

 

 

 

 

ただ、この方式だと書類の数に合わせた分だけクリアフォルダーが必要なので、並べてしまうと「逆に探しづらいのでは?」と思われるかもしれません。

例えば家電などの取扱説明書。1つの電化製品につき1つのフォルダーにすると、結構な数になると思います。その中から目当ての説明書を探すのは大変です。

お恥ずかしい話ですが、わたしは特に家電のメンテナンス方法が覚えられず、取扱説明書を見直すことが多いので、さっと探し出せるような仕組みを四苦八苦して考え出しました。

と言っても、この仕組みのつくり方自体はいたって簡単。すべての材料が100円ショップで揃うのでお金もかからず、もちろん取扱説明書以外の書類にも応用できます。

それでは「取り出しやすく戻しやすい」書類収納の仕組みをご紹介しましょう。はじめに、取扱説明書を各フォルダーに1つずつ、どんどん入れていきます。

そうしたら、フォルダーの背にあたる部分にラベルを貼る…というだけのことなのですが、この貼り方に取り出しやすくするためのコツがあります。

まずはラベルを貼る前に、取扱説明書の大まかな分類を決めましょう。わが家の例だと、取扱説明書はこの6種類に分けています。

メディア (PCやテレビ、DVDデッキ等)
住宅設備 (トイレや風呂、換気扇、窓、照明等)
キッチン家電 (冷蔵庫やIH、電子レンジ等)
その他家電
家具 (ベッドや椅子等)
屋外用品 (ホースやジャッキ、自転車等)

この分類ごとにインデックスラベルを貼る位置(高さ)を変えます。そしてラベルの高さを揃えて直接棚にしまいます。すると…たくさんファイルがあっても、該当するグループ内から探すだけでいいので、さっと見つけ出しやすいなるのです。

探すときの流れとしては、まず棚の側面に貼った分類名のラベル(※写真参照)を見て、該当するグループのラベルの高さを確認し、そこから目当ての説明書を抜き出します。戻すときは、同じ高さのラベルのところに戻せばOK。高ささえ揃っていれば、順番は関係ないものとします。戻す場所を間違えても、ラベルの高さが違うので一目瞭然

取扱説明書だけでなく、その他の書類も同様に1種類ずつ1フォルダーに入れ、

住宅、税金 (家と税金関係の書類)
契約 (業者との契約書類)
その他家族 (家族に関係する書類) 
(娘関係の書類で、学校や習い事以外のもの)
息子 (息子関係の書類)

に分類して、グループごとにインデックスラベルを貼る高さを変え、下の段に収めています。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

実は、取扱説明書の収納とその下の書類収納は、もともと同じ茶色のインデックスラベルを貼っていました。けれども夫が戻すときに「中段と下段、どっちに戻すだっけ…」と迷ってしまったことがあり、ラベルの色を分けることに。

基本的には、すべての書類をこの「1つの書類につき、1つのクリアフォルダー」方式で分類したいところなのですが…中にはどうしても、それだけでは収納できない書類もあります。

・枚数が多いもの
・厚みのある冊子


などの、クリアフォルダーに入り切らないものについては、やはりファイル or ファイルボックス収納が便利ですね。

書類収納は、いかに出しやすく&戻しやすくするかを追求することで、結果的に散らかりにくくなるものだと思います。長期的に“保存する”書類の収納方法としては、わが家にはこの方式が合っているようです。

ただし、出入りの激しい一定期間の後で処分する書類や整理前の書類は、また別問題です。次回は、ついつい溜めてしまいがちな書類について、わたしが実践している収納方法をご紹介します♪

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2018年5月23日
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